Algemene voorwaarden

Deel A — Addendum Geek Village: Open-Air Fair 2026

Dit addendum geldt specifiek voor Geek Village: Open-Air Fair, 15–16 augustus 2026, Kasteeldomein Hex, Hoogstraat 1, 3870 Heers, georganiseerd door Geek Events vzw (Zwarte Weg 43, 3920 Lommel, ondernemingsnummer BE 1007.269.972). Waar dit addendum afwijkt van de onderstaande algemene voorwaarden, heeft het addendum voorrang.

Inschrijving via de webshop. In afwijking van de procedure met inschrijfformulier en offerte verloopt de aanvraag voor deze editie via de webshop op deze website. De aankoop van een standplaats geldt als aanvraag tot deelname én betaling ineens. Het goedkeuringsvoorbehoud blijft onverkort gelden: de organisatie beoordeelt elke aankoop en kan een standhouder weigeren, waarbij het volledige aangekochte bedrag wordt terugbetaald.
Artist & Ambacht. Op Artist & Ambacht-standplaatsen mag uitsluitend eigen gemaakt werk worden aangeboden. AI-gegenereerde werken zijn verboden. Bij de aankoop is een link naar website of socials verplicht; de organisatie cureert en kan weigeren met volledige terugbetaling.
Particulier of zakelijk. Bij aankoop van een standplaats geeft de koper verplicht aan of hij particulier dan wel zakelijk (met geldig BTW-nummer) deelneemt. De organisatie controleert opgegeven BTW-nummers in het Europese VIES-register; een ongeldig of niet-geregistreerd nummer kan leiden tot weigering of herkwalificatie van de inschrijving.
Honden. Als algemene regel zijn huisdieren op Geek Village-events niet toegelaten, tenzij anders vermeld bij het specifieke event — raadpleeg daarvoor steeds de praktische info of FAQ van de betreffende editie. Voor deze Open-Air Fair, die volledig buiten plaatsvindt, zijn honden wél welkom: verplicht aan de leiband, sociaal en niet agressief, en de begeleider ruimt op na zijn dier. Bij overlast of agressief gedrag kan de organisatie vragen het dier van het terrein te verwijderen. Assistentiehonden zijn altijd en op elke editie welkom.
Betaalmiddelen. Geek Village Tokens zijn het exclusieve betaalmiddel voor alle consumpties (eten en drinken) op Geek Village-events, zo ook op deze editie. Tokens zijn te koop op het terrein. Entreetickets en standplaatsen worden online betaald via deze website. Tokens zijn enkel geldig tijdens de editie waarvoor ze zijn gekocht en worden niet terugbetaald of omgewisseld.
All-in tentpakketten. Tenten kunnen uitsluitend op premiumplaatsen staan en worden enkel verhuurd als all-in pakket (premium standplaats + geplaatste tent + vloer, weekend). Zelf meegebrachte tenten zijn enkel toegestaan na schriftelijke goedkeuring en eveneens uitsluitend op premiumplaatsen.
Prijsverhoging. Vroegboektarieven gelden tot en met 26 juli 2026. Nadien stijgen commerciële standplaatsen met €25 en Artist & Ambacht-plaatsen met €10.
Praktische gegevens. Elke standhouder bezorgt uiterlijk 1 augustus 2026 via het registratieformulier op deze website: nummerplaten van alle voertuigen en het aantal personen bij opbouw, event en afbraak.
Elektriciteit. Het geboekte elektriciteitspakket (Basis tot 500W, Midden tot 2.000W, Zwaar tot 3.500W) is bindend en gebaseerd op de bij registratie opgegeven apparaten. De organisatie kan het werkelijke verbruik controleren. Wie meer vermogen aansluit dan geboekt, betaalt ter plaatse het verschil met het passende pakket bij of wordt van het stroomnet afgekoppeld, zonder recht op compensatie. Krachtstroom (400V) is enkel beschikbaar op offerte en na voorafgaande afspraak.
Foodtrucks en catering. Cateringstandhouders melden zich aan via het formulier op deze website; een aanmelding is een verzoek tot deelname en geeft geen enkele garantie op een plaats. Deelname is pas definitief na schriftelijke bevestiging door de organisatie. Op deze editie geldt geen vast standgeld. Alle verkoop verloopt uitsluitend via Geek Village Tokens; het aannemen van cash, kaart- of andere betalingen is niet toegestaan en kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting zonder compensatie. De organisatie rekent een commissie op de via tokens gerealiseerde omzet volgens de regeling die bij de aanmelding wordt meegedeeld en in de individuele bevestiging wordt vastgelegd. Afrekening: de cateringstandhouder levert de ontvangen tokens in op het einde van elke eventdag of van het volledige weekend; de organisatie weegt en/of telt deze na en bevestigt schriftelijk de getelde waarde en het uit te betalen aandeel; op basis van die bevestiging maakt de cateringstandhouder een factuur op. Zonder correcte factuur kan geen uitbetaling plaatsvinden. Uitbetaling volgt binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst van een correcte factuur. De organisatie geeft geen enkele garantie op bezoekersaantallen, verkoop of omzet; tegenvallende resultaten geven geen recht op compensatie, korting of schadevergoeding (zie ook artikel 10 van de algemene voorwaarden). Drankverkoop is voorbehouden aan de bar van de organisatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Elke cateringstandhouder voldoet aan de geldende normen en veiligheidsvoorschriften, waaronder minstens: geldige FAVV-registratie, gekeurde gasinstallatie met conforme en niet-verouderde gasdarmen, voor buitengebruik geschikte elektrische kabels, brandblusmiddelen (minimaal een 6 kg ABC-blusser en een branddeken) binnen handbereik, correcte plaatsing en ventilatie van gasflessen, en een geldige BA-verzekering. Attesten worden op eerste verzoek van de organisatie voorgelegd; bij gebreke kan de organisatie de verkoop stilleggen of de standhouder verwijderen zonder terugbetaling.

Deel B — Algemene voorwaarden Geek Events (standhouders)

(integrale tekst zoals gepubliceerd door Geek Events vzw — hieronder plakklaar)

Algemene voorwaarden Geek Events Geek Events vzw, met maatschappelijke zetel te Zwarte Weg 43, 3920 Lommel, ondernemingsnummer BE1007.269.972

1. Definities — a. Organisator: Geek Events vzw, handelend onder de naam Geek Village, verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het evenement. b. Evenement: Het evenement genaamd Geek Village, inclusief alle gerelateerde activiteiten die plaatsvinden op de officiële evenementlocatie en tijdens de vastgestelde evenementdagen. Het evenement kan onder verschillende edities en benamingen plaatsvinden. c. Standhouder: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich inschrijft voor een standplaats op Geek Village met als doel producten, diensten of promotionele activiteiten aan te bieden. d. Bezoeker: Elke persoon die het evenement bezoekt met een geldig toegangsbewijs. e. Cateringstandhouder: Een standhouder die eten en/of drinken verkoopt op het evenement, waaronder foodtrucks en drankverkopers. f. Geek Village Tokens: Het exclusieve betaalmiddel voor consumpties op het evenement (zie addendum punt 5 voor deze editie). g. Sponsoren: Bedrijven of individuen die financieel of materieel bijdragen aan het evenement in ruil voor zichtbaarheid of andere voordelen. h. Camping: Een door de organisator ingerichte campingzone waar bezoekers tegen betaling kunnen overnachten gedurende het evenement. i. Opbouw- en afbraakperiode: De vastgestelde periode waarin standhouders hun stand kunnen opbouwen en afbreken. j. Overmacht: Omstandigheden buiten de wil van de organisator om die de uitvoering van het evenement onmogelijk maken. k. Veiligheidsvoorschriften: De door de organisatie en de lokale autoriteiten vastgestelde regels met betrekking tot brandveiligheid, elektriciteit, constructies en andere veiligheidsaspecten. l. Vergunningen en verzekeringen: De wettelijk vereiste documenten die een standhouder moet bezitten om deel te nemen aan het evenement.

1bis. Algemene bepalingen — a. Deze algemene voorwaarden zijn, met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de standhouder, van toepassing op alle standhouders, cateringstandhouders, sponsoren en andere deelnemers die een standplaats huren of op enige wijze deelnemen aan Geek Village, ongeacht de editie of specifieke benaming van het evenement. b. Door het indienen van een aanvraag verklaart de standhouder tijdig kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en zich akkoord te verklaren met deze voorwaarden en verplicht hij/zij zich tot naleving ervan. c. Afwijkingen of uitzonderingen op deze voorwaarden zijn enkel geldig indien deze schriftelijk door de organisatie zijn bevestigd. Mondelinge afspraken of toezeggingen door medewerkers of vrijwilligers van de organisatie zijn niet bindend. d. De organisatie behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden op elk moment te wijzigen. In dat geval worden de aangepaste voorwaarden tijdig gecommuniceerd aan alle betrokken partijen. Standhouders die reeds ingeschreven zijn, worden niet automatisch onderworpen aan nieuwe voorwaarden, tenzij deze verband houden met veiligheid, wettelijke verplichtingen of overmacht. e. Beide partijen aanvaarden in het bijzonder dat deze algemene voorwaarden evenwichtig zijn en niet onrechtvaardig zijn en volledig in overeenstemming zijn met de regels over onrechtmatige bedingen uit het Wetboek Economisch Recht. f. Het feit dat een specifieke overeenkomst afwijkt van één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden, sluit de toepassing van de overige bepalingen niet uit.

2. Aanvraag tot deelname — a. Een aanvraag tot deelname is geen garantie op een standplaats. De aanvraag is een verzoek tot deelname en wordt door de organisatie beoordeeld voordat er goedkeuring wordt verleend. b. Standhouders dienen zich in te schrijven via het officiële kanaal dat beschikbaar wordt gesteld door de organisatie (zie addendum punt 1: voor deze editie de webshop). c. De organisatie beoordeelt de aanvraag op basis van verschillende factoren, waaronder: relevantie en kwaliteit van de aangeboden producten of diensten; diversiteit binnen het aanbod van het evenement; eerdere samenwerkingen en professionaliteit van de standhouder; indeling en beschikbare ruimte op het evenement; professionele uitstraling en kwaliteit van de standhouder en zijn producten/diensten. d. De organisatie behoudt zich het recht voor om een aanvraag te weigeren zonder opgave van redenen. De organisatie kan standhouders met producten van lage kwaliteit of massaproducten van platforms zoals AliExpress of Temu weigeren om de algehele kwaliteit van het evenement te waarborgen. e. De beoordeling van de aanvraag gebeurt volledig naar inzicht en discretie van de organisatie. Standhouders kunnen geen rechten ontlenen aan eerdere deelnames of mondelinge toezeggingen. f. Een aanvraag kan de volgende uitkomsten hebben: goedkeuring (officiële bevestiging); afwijzing (met terugbetaling bij webshopaankoop, zie addendum); aanpassing/verzoek tot herziening. Een standhouder kan niet in beroep gaan tegen een afwijzing. g. In het geval dat alle standplaatsen zijn toegewezen, kunnen standhouders op een wachtlijst worden geplaatst. h. De organisatie bepaalt de exacte indeling van de zones en wijst standplaatsen toe op basis van logistieke en inhoudelijke criteria. l. Een inschrijving is pas volledig en definitief bevestigd wanneer het volledige bedrag op de rekening van de organisator staat. m. Indien twee of meer standhouders samen een standplaats willen delen, moet dit bij inschrijving worden aangegeven en door de organisatie worden goedgekeurd. n. De organisatie kan extra kosten of specifieke voorwaarden opleggen bij gedeelde standplaatsen.

3. Prijs en betaling — a. Tenzij anders vermeld, dienen facturen binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te worden. b. Vroege betalingen binnen 7 dagen na factuurdatum kunnen in aanmerking komen voor een korting van 2%, mits tijdige betaling, tenzij anders vermeld op de factuur. c. Bij niet-betaling op de vervaldag zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, voor zover de klant een professioneel is, een interest verschuldigd zijn gelijk aan 10% per jaar tot volledige betaling, en een forfaitaire schadevergoeding van 10%. d. Wanneer de klant een consument is in de zin van het Wetboek Economisch Recht, zal bij gebreke aan betaling op de vervaldag een eerste kosteloze herinnering worden gestuurd. Bij niet-betaling binnen 14 kalenderdagen (termijn conform art. XIX.2 WER) is Geek Events gerechtigd nalatigheidsinteresten en schadebedingen te vorderen zoals bepaald in art. XIX.4 WER. e. Bij niet-tijdige betaling kan de organisatie de inschrijving annuleren, de standplaats aan een andere standhouder toewijzen of een herinneringsfactuur met bijkomende kosten sturen. f. Een standplaats is persoonlijk en mag niet overgedragen of doorverkocht worden zonder schriftelijke toestemming van de organisatie. g. Tarieven worden door de organisatie vastgesteld en gecommuniceerd via de officiële kanalen en kunnen variëren op basis van type stand, grootte en locatie, en extra voorzieningen. h. Extra diensten of uitbreidingen na de initiële inschrijving worden aanvullend gefactureerd. i. De organisatie behoudt zich het recht voor om prijsaanpassingen door te voeren bij toekomstige edities. j. Cateringstandhouders en foodtrucks betalen een vast bedrag afhankelijk van grootte en voorzieningen. k.–l. (Geek Village Tokens en commissieregeling: zie addendum punt 5 voor deze editie.)

4. Annulatievoorwaarden en beëindiging door Geek Events
a. Bij annulering door de standhouder gelden de volgende annuleringskosten, gebaseerd op de startdatum van het evenement: meer dan 4 maanden voor het evenement → volledige terugbetaling minus €25 excl. btw verwerkingskost;
tussen 3 en 4 maanden → 25% ingehouden;
tussen 2 en 3 maanden → 50% ingehouden;
tussen 1 en 2 maanden → 75% ingehouden;
minder dan 30 dagen → 100% ingehouden (geen terugbetaling).
b. Bij annulering van het evenement door overmacht kan de organisatie beslissen over een gedeeltelijke terugbetaling of alternatieve regeling.
c. Annulering door de standhouder moet schriftelijk via e-mail worden doorgegeven.
d. Bij no-show zonder voorafgaande annulering kan de organisatie de standplaats opnieuw verhuren en wordt een no-showvergoeding van 30% van het factuurbedrag aangerekend.
e. Geek Events is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen zonder schadevergoeding bij faillissement, ontbinding of liquidatie van de standhouder; bij beslag op diens goederen; bij wanprestatie na ingebrekestelling met regularisatietermijn van 15 kalenderdagen; of bij ernstige aanwijzingen van fraude.

5. Uitvoeringsmodaliteiten en wijzigingen —
a.–c. Wijzigingen van grootte of type standplaats moeten schriftelijk worden aangevraagd; de organisatie beoordeelt en kan bijfactureren; een kleinere plaats of downgrade kan enkel tot 60 dagen voor het evenement (gedeeltelijke terugbetaling mogelijk).
d.–f. De organisatie kan de indeling wijzigen; standhouders kunnen geen aanspraak maken op een specifieke locatie tenzij schriftelijk bevestigd, en mogen hun plaats niet verplaatsen of vergroten zonder toestemming.
g.–l. Stands worden opgebouwd volgens de voorschriften en binnen de gecommuniceerde opbouw- en afbraaktijden; materialen blijven binnen de toegewezen ruimte; de standplaats wordt schoon en in oorspronkelijke staat achtergelaten, afval gesorteerd.
m.–n. Professioneel en respectvol gedrag is vereist; agressie of intimidatie leidt tot verwijdering zonder restitutie.
o.–p. Verboden zijn o.a. verkoop van nepartikelen, goederen van AliExpress/Temu en vergelijkbare massaplatformen, misleidende marketing, tewerkstelling van illegalen en kinderarbeid.
q. Standhouders staan zelf in voor hun sociale en fiscale verplichtingen en zijn onafhankelijke partijen.
r.–s. Audio en effecten zijn toegestaan binnen aanvaardbare grenzen; de organisatie kan aanpassing eisen.
t.–u. Open vuur, gasflessen en risicovolle apparaten enkel met voorafgaande schriftelijke goedkeuring en onder strikte veiligheidsvoorschriften; controles zijn mogelijk.
v. Standhouders verzekeren hun waardevolle goederen zelf; de organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, schade of diefstal.
w.–x. Bij niet-naleving kan de organisatie waarschuwen, beboeten of verwijderen zonder terugbetaling, en bij herhaling uitsluiten van toekomstige edities.
y.–z. Huisdieren zijn als algemene regel niet toegelaten op Geek Village-events, tenzij anders vermeld bij het specifieke event (zie de praktische info van de betreffende editie en addendum punt 4); waar honden toegelaten zijn, geldt: aan de leiband, sociaal en niet agressief. Assistentiehonden zijn altijd welkom.

6. Tentoon te stellen voorwerpen
a. Enkel producten of diensten die vermeld en goedgekeurd zijn.
b. Verboden: namaakproducten en inbreuken op intellectuele eigendomsrechten; massaproducten van lage kwaliteit; illegale, gevaarlijke of schadelijke producten (wapens behalve goedgekeurde decoratieve replica's, drugsgerelateerde items, ongereguleerde chemische stoffen).
c. 18+ materiaal enkel indien vermeld bij inschrijving en goedgekeurd.
d. Amerikaanse snoep en drankjes enkel na schriftelijke goedkeuring.
e.–f. Live demonstraties en gratis proefexemplaren toegestaan binnen de standruimte en zonder overlast.

7. Verplichtingen van de standhouder
a.–b. Standhouders leven alle toepasselijke wetten na (handel, belastingen, consumentenbescherming, voedselveiligheid, auteursrecht) en kunnen registratie, vergunningen of documenten voorleggen op verzoek.
c. Bij niet-naleving van voedselveiligheidsnormen kan de verkoop worden stilgelegd of de standhouder verwijderd zonder terugbetaling.
d. Rookverbod in alle binnenruimtes; buiten enkel op aangewezen plaatsen.
e.–g. Promotiemateriaal en promoteams enkel binnen de eigen standruimte, tenzij vooraf goedgekeurd.

8. Online diensten en producten
a. Tickets worden uitsluitend verkocht via het officiële kanaal van Geek Village; standhouders verkopen geen eigen tickets tenzij goedgekeurd.
b.–d. Standhouders leveren correcte gegevens en promotiemateriaal aan; de organisatie kan vermeldingen aanpassen of verwijderen.
e. Het logo en de naam van Geek Village mogen enkel gebruikt worden voor promotie van de eigen deelname.
f. De organisatie is niet aansprakelijk voor technische storingen in het betalingssysteem, tenzij door eigen nalatigheid.

9. Beelden en publiciteit
a. Foto's, video's en livestreams binnen de eigen stand zijn toegestaan mits geen inbreuk op privacy of rechten van anderen.
b. Zonder schriftelijke toestemming zijn niet toegestaan: grote opnames of livestreams in gedeelde ruimtes; drones of geavanceerde opnameapparatuur; commerciële exploitatie van beeldmateriaal.
c. De organisatie kan strijdig beeldmateriaal laten verwijderen.

10. Aansprakelijkheid
a. De verbintenissen van Geek Events zijn middelenverbintenissen.
b. Geek Events kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens opzettelijke fout of fouten die het leven of de fysieke integriteit van personen aantasten (conform art. 5.89 §1 NBW).
c.–d. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van materialen of eigendommen; letsel of schade door derden; stroompannes, technische storingen of weersomstandigheden; overmacht.
e. Standhouders die veiligheidsvoorschriften niet naleven zijn volledig aansprakelijk voor de gevolgen.
f.–g. Eventuele aansprakelijkheid beperkt zich tot directe schade en maximaal tot het factuurbedrag.
h. De standhouder doet afstand van niet-contractuele vorderingen tegen bestuurders en personeel, behoudens de wettelijke uitzonderingen. Standhouders zijn aansprakelijk voor alle schade die zij veroorzaken aan locatie, infrastructuur, apparatuur, andere standhouders of bezoekers; schade wordt onmiddellijk gemeld en volledig vergoed. De organisatie kan een borgsom vragen voor gehuurde materialen.

11. Intellectuele eigendomsrechten
a.–c. Website, logo's, teksten, foto's en communicatie van Geek Events zijn beschermd; kopiëren of reproduceren zonder schriftelijke toestemming is verboden.
d.–e. Standhouders respecteren IE-rechten van derden en kunnen licenties voorleggen op verzoek.
f. De organisatie maakt tijdens het evenement beeldmateriaal voor promotie; door deelname gaan standhouders hiermee akkoord, tenzij schriftelijk anders aangegeven.
g.–m. Eigen fotografen enkel binnen de eigen stand; geen close-ups zonder toestemming; drones strikt verboden zonder goedkeuring; bij misbruik kan apparatuur in beslag genomen worden.
n.–o. Bij inbreuk kan de verkoop worden stopgezet, de standhouder verwijderd zonder terugbetaling en juridische stappen ondernomen; alle aansprakelijkheid ligt bij de standhouder.
p.–v. Artiesten mogen eigen originele kunstwerken verkopen; fanart is toegestaan mits originele interpretatie; geen officiële logo's, handelsmerken of lettertypes zonder toestemming; geen presentatie als officiële merchandise; zelfgemaakte props en replica's toegestaan mits geen directe kopie en conform de veiligheidsvoorschriften.

12. Overeenkomsten met derden
De standhouder blijft volledig verantwoordelijk voor externe leveranciers of onderaannemers; deze houden zich aan de veiligheids- en toegangsregels van het evenement.

13. Verzekering
Elke standhouder heeft een geldige aansprakelijkheidsverzekering die minimaal dekt: materiële schade door de standhouder of zijn personeel; lichamelijk letsel aan bezoekers of deelnemers; schade aan de gehuurde standruimte en infrastructuur. De organisatie kan bewijs opvragen en bij gebrek de standhouder weigeren zonder restitutie. Standhouders verzekeren zelf hun producten, apparatuur en eigendommen tegen diefstal, schade en overmacht. Gasflessen en kooktoestellen enkel met geldige verzekering en vergunning.

14. Overmacht — De organisatie kan bij overmacht het evenement annuleren, uitstellen of verplaatsen zonder aansprakelijkheid voor terugbetalingen of schadeclaims, en de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding. Betaalde standgelden worden niet automatisch terugbetaald; de organisatie beoordeelt de situatie en kan gedeeltelijke compensatie aanbieden. De organisatie draagt geen aansprakelijkheid voor externe kosten (reis, verblijf, voorraad). Locatie of datum kan gewijzigd worden om operationele, veiligheids- of organisatorische redenen; standhouders en bezoekers worden zo snel mogelijk geïnformeerd.

15. Privacy
Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie. De organisator verwerkt de gegevens van de standhouder conform de GDPR; meer informatie in de privacyverklaring op deze website.

16. Handhaving en sancties
Bij overtreding kan de organisatie waarschuwen, beboeten, verwijderen zonder terugbetaling, juridische stappen ondernemen en bij herhaling uitsluiten van verdere deelname. Achtergelaten materiaal wordt verwijderd op kosten van de standhouder.

17. Klachten
Klachten worden eerst aan de organisatie gemeld vóór publieke berichten. Opzettelijk verspreiden van misleidende of schadelijke informatie kan leiden tot sancties. Schade door vermeende nalatigheid wordt binnen 48 uur schriftelijk en met bewijs gemeld; de organisatie onderzoekt alle meldingen.

18. Toepasselijk recht en bevoegdheid
Belgisch recht is van toepassing. Bij betwisting zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van de organisator bevoegd.

19. Overige bepalingen
Ongeldigheid van een bepaling tast de overige bepalingen niet aan; partijen onderhandelen te goeder trouw over een vervangende bepaling. Niet-afdwinging geldt niet als afstand van recht. Wijzigingen zijn enkel bindend met schriftelijk akkoord. Bij wijzigende omstandigheden die de uitvoering bezwarender maken, heronderhandelen partijen conform art. 5.74 NBW.1

Bezoekersvoorwaarden + verkoopvoorwaarden tickets

Deel C — Aanvulling online ticketverkoop Open-Air Fair 2026

Tickets voor Geek Village: Open-Air Fair worden online verkocht via deze website (Wix Events, betaling via Wix Payments). Prijzen zijn inclusief btw. Na betaling ontvang je je ticket(s) per e-mail.
Herroepingsrecht. Conform artikel VI.53, 12° van het Wetboek Economisch Recht is het herroepingsrecht niet van toepassing op tickets voor vrijetijdsbesteding met een bepaalde datum. Gekochte tickets worden niet terugbetaald of omgeruild, behalve bij annulering van het evenement door de organisator (zie artikel 10 van de bezoekersvoorwaarden).
Tickets zijn geldig voor de vermelde datum(s); weekendtickets voor beide dagen. Kinderen van 0 t/m 5 jaar gaan gratis binnen met een gereserveerd gratis ticket.
Wave-prijzen gelden zolang de betreffende verkoopperiode loopt; de organisatie kan prijzen per verkoopgolf aanpassen. Door je bestelling af te rekenen ga je akkoord met de op dat moment vermelde prijs en met deze voorwaarden; de prijs op het moment van aankoop is bindend. Bij het afrekenen bevestig je dit akkoord via het verplichte selectievakje.

Deel D — Algemene Voorwaarden voor Bezoekers van Geek Village

1. Definities
1.1 Organisator: Geek Events vzw, handelend onder de naam Geek Village.
1.2 Evenement: het evenement genaamd Geek Village, inclusief alle gerelateerde activiteiten op de officiële locatie tijdens de vastgestelde dagen.
1.3 Bezoeker: elke natuurlijke persoon die het evenement bezoekt met een geldig toegangsbewijs.
1.4 Toegangsbewijs: een ticket of ander erkend bewijs.
1.5 Camping: een door de organisator ingerichte campingzone (indien van toepassing).
1.6 Geek Village Tokens: het officiële betaalmiddel voor consumpties (zie addendum punt 5: niet van toepassing op deze editie). 1.7 Overmacht.
1.8 Veiligheidsvoorschriften.

2. Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle bezoekers van Geek Village, ongeacht de editie.
2.2 Door het betreden van het terrein en/of het kopen van een ticket verklaart de bezoeker zich akkoord.
2.3 De organisatie kan deze voorwaarden wijzigen; aanpassingen worden via de officiële kanalen gecommuniceerd.
2.4 In onvoorziene gevallen beslist de organisatie naar eigen inzicht in het belang van het evenement en zijn bezoekers.

3. Toegang tot het evenement
3.1.1 Een toegangsbewijs is enkel geldig voor de vermelde datum en het vermelde tijdstip.
3.1.2 Tickets zijn persoonsgebonden en mogen niet doorverkocht of vervalst worden; bij fraude of misbruik kan de organisatie tickets ongeldig verklaren.
3.1.3 Geen terugbetaling van gekochte tickets, behalve bij annulering door de organisator (artikel 10).
3.1.4 Bezoekers onder de 13 jaar worden begeleid door een volwassene.
3.2.1 De organisatie kan bezoekers bij de ingang controleren op verboden items.
3.2.2 Wie weigert mee te werken aan toegangscontroles kan de toegang worden ontzegd zonder terugbetaling.

4. Gedragscode
Respectvol gedrag tegenover bezoekers, standhouders, medewerkers en organisatie. Agressie, intimidatie, discriminatie of ander ongepast gedrag wordt niet getolereerd en kan leiden tot verwijdering. Instructies van personeel en veiligheidsdiensten worden opgevolgd. Commerciële activiteiten zonder toestemming zijn verboden.

5. Verboden items
Wapens, scherpe voorwerpen en gevaarlijke materialen; illegale substanties; glaswerk, spuitbussen en andere potentieel gevaarlijke objecten; eigen drank en eten (uitzonderingen mogelijk op medische basis mits goedkeuring); professionele opnameapparatuur zonder accreditatie. Cosplayprops die realistische wapens nabootsen enkel indien conform de veiligheidsrichtlijnen van de organisatie.

6. Geek Village Tokens
Alle consumpties (eten en drinken) op het evenement worden uitsluitend betaald met Geek Village Tokens, verkrijgbaar op het terrein. Tokens zijn enkel geldig tijdens de editie waarvoor ze zijn gekocht en worden niet terugbetaald of omgewisseld. Cateringstandhouders mogen geen cash of andere betaalmiddelen accepteren.

7. Huisdierenbeleid
Als algemene regel zijn huisdieren niet toegestaan op het evenemententerrein, tenzij anders vermeld bij het specifieke event; raadpleeg hiervoor de praktische info of FAQ van de betreffende editie. Waar honden toegelaten zijn, geldt: verplicht aan de leiband, sociaal en niet agressief. Officiële assistentiehonden zijn altijd welkom. (Voor de Open-Air Fair 2026: honden welkom aan de leiband — zie addendum punt 4.)

8. Veiligheid en noodgevallen
De organisatie treft redelijke voorzorgsmaatregelen. Bezoekers volgen noodinstructies op; nooduitgangen blokkeren of valse noodsituaties veroorzaken is verboden.

9. Aansprakelijkheid
Betreding op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel of schade aan eigendommen, verlies of diefstal van bezittingen, of schade door overmacht, noch voor kosten (reis, hotel) bij wijziging of annulering.£

10. Wijziging, uitstel of annulering
De organisatie kan het evenement wijzigen, uitstellen of annuleren bij onvoorziene omstandigheden. Bij annulering kan de organisatie besluiten tot (gedeeltelijke) terugbetaling of een voucher, zonder garantie. Bijkomende kosten van bezoekers worden niet vergoed.

11. Foto- en videomateriaal
De organisatie maakt beeldmateriaal voor promotionele doeleinden; door deelname gaat de bezoeker akkoord met mogelijk gebruik van beeldmateriaal waarop hij/zij te zien is. Bezoekers mogen zelf beelden maken voor persoonlijk gebruik, mits anderen niet ongewild worden vastgelegd.

12. Toepasselijk recht
Belgisch recht is van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Limburg, afdeling Hasselt.

Privacyverklaring

Privacyverklaring — Geek Village: Open-Air Fair (summer.geekvillage.be) Laatst bijgewerkt: juli 2026

Wie zijn wij? Geek Events vzw, Zwarte Weg 43, 3920 Lommel, ondernemingsnummer BE 1007.269.972, handelend onder de naam Geek Village ("wij"). Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. Contact: ask@geekvillage.be.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Ticketaankopen: naam, e-mailadres en betaalgegevens — om je bestelling te verwerken, je tickets te bezorgen en je te informeren over essentiële eventwijzigingen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
Standplaatsaankopen: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, BTW-nummer of vermelding "particulier", link naar website of socials (artists), betaalgegevens — om je inschrijving te verwerken, te cureren en te factureren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Registratieformulieren (standhouders, fotografen, entertainment, vrijwilligers): de gegevens die je zelf invult, waaronder nummerplaten en aantallen personen — voor de logistieke en veilige organisatie van het event. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (veiligheid en organisatie).
Nieuwsbrief/updates (indien aangemeld): e-mailadres. Rechtsgrond: toestemming; uitschrijven kan altijd via de link in elke mail.

Met wie delen wij gegevens? Wij verkopen je gegevens nooit. Wij werken met verwerkers die ons helpen deze site en het event te draaien: Wix.com Ltd. (websiteplatform, webshop en ticketing), Wix Payments en de aangesloten betaalproviders (betalingsverwerking), Google (kaartweergave, statistieken indien geactiveerd), Zapier en monday.com (interne verwerking van inschrijvingen en planning). Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten van kracht; gegevens kunnen daarbij verwerkt worden buiten de EER onder passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen).

Hoe lang bewaren wij gegevens? Bestelgegevens bewaren we zolang wettelijk vereist (boekhoudkundig 7 jaar). Formuliergegevens voor de organisatie van het event verwijderen we uiterlijk 12 maanden na het event, tenzij je hebt aangegeven op de hoogte te willen blijven van volgende edities. Nieuwsbriefgegevens bewaren we tot je je uitschrijft.

Jouw rechten. Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Mail daarvoor naar ask@geekvillage.be; wij antwoorden binnen 30 dagen. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Beeldmateriaal op het event. Tijdens het event worden sfeerbeelden gemaakt voor promotionele doeleinden. Door het event te bezoeken ga je hiermee akkoord; herkenbaar in beeld en liever verwijderd? Mail ons en we halen het beeld offline waar redelijkerwijs mogelijk.

Cookies. Zie ons cookiebeleid hieronder / op de aparte cookiepagina.

Cookiebeleid

Cookiebeleid — summer.geekvillage.be

Deze website draait op Wix en gebruikt cookies in drie categorieën:

Essentiële cookies — noodzakelijk om de site, de webshop en het afrekenen te laten werken (o.a. sessie- en beveiligingscookies van Wix en Wix Payments). Deze staan altijd aan.
Functionele en analytische cookies — onthouden je voorkeuren (zoals taal) en geven ons anonieme statistieken over het gebruik van de site.
Marketingcookies — enkel indien geactiveerd, voor het meten van campagnes (bv. Meta-pixel of Google-tags).

Bij je eerste bezoek vraagt onze cookiebanner je toestemming voor niet-essentiële cookies; je keuze kan je op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de site. Meer weten of vragen? ask@geekvillage.be.

Algemene voorwaarden

Privacyverklaring & cookies